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  • Paris
  • Posté il y a 3 semaines

iperia_institut IPERIA l'Institut

L’université du Domicile est une entreprise créée en Décembre 2017. Start-up financée par IPERIA l’Institut, c’est un organisme facilitateur et accompagnateur de la transformation sociétale (des pratiques et des métiers) et de l’émergence de nouvelles compétences. Organisme formateur, certificateur et de labellisation, nous auditons et conseillons-les entreprises/particuliers sur des sujets liés au domicile étendu. IPERIA est quant à lui un institut qui depuis 1994, œuvre à la reconnaissance et à la valorisation des métiers de la famille et du domicile dans le cadre d’une relation de travail entre un particulier employeur et son salarié.

 

Descriptif du poste :

L’université du domicile est composée de 3 départements : Recherche, E-learning et Projets & développement. Vous serez membre de l’équipe projets & développement et rattaché(e) au pôle événementiel.

Sous le management de la chargée de projets et le management opérationnel de la chargée de clientèle, vous aurez pour principales missions :

  • D’assister la chargée de clientèle dans l’accueil et le suivi client des publics
  • D’assurer le standard téléphonique
  • De veiller à la gestion des activités de Facilities management en lien direct avec les services concernés
  • De veiller à fournir un cadre de travail agréable pour les salariés du plateau via l’optimisation de la qualité des services fournis
  • D’être en soutien aux différentes activités événementielles

Un poste polyvalent avec des missions diverses et variées, essentielles à la bonne tenue de vie du plateau parisien. Vous êtes le/la facilitateur(-trice) du quotidien des collaborateurs et des différentes équipes supports.

 

1. Missions d’accueil

Vous êtes le premier contact de tous les visiteurs arrivant dans nos locaux. Votre sourire, dynamisme et bienveillance sont des éléments clés pour assurer la satisfaction client.

a. Accueil physique

Dans le cadre de l’accueil de nombreux publics (jusqu’à 100 personnes par semaine) sur le plateau de travail parisien, vous assurerez l’accueil et le service client de tous les visiteurs. Vous devez accueillir différents publics :

  • Clients externes qui louent les salles de réunion UDD
  • Partenaires, collaborateurs internes
  • Candidats à un jury

Vos missions à ce titre sont :

  • Accueillir, renseigner et diriger les visiteurs au sein du plateau de travail
  • Prendre soin des partenaires en attente d’un rendez-vous (Installation en salle d’attente, proposition d’une boisson chaude/froide, prévenir les collaborateurs concernés)

De plus, vous serez l’interlocuteur(-trice) privilégié(e) auprès des services d’accueil de la tour pour la régie du flux d’entrée sur notre plateau :

  • Contact en cas de besoin
  • Envoi hebdomadaire des demandes d’accès
  • Commande des badges permanents d’accès en lien direct avec la DRH

b. Accueil téléphonique

Votre mission est de gérer le standard téléphonique et de traiter les appels entrants :

  • Diriger les personnes vers le bon interlocuteur
  • Transmettre les appels aux collaborateurs
  • Assurer la prise de message en cas d’absences ou d’indisponibilités
  • Tenir à jour l’annuaire parisien

c. Accueil et support aux jurys

Dans le cadre des certifications délivrées par IPERIA l’institut, plusieurs sessions de jurys se tiennent tous les mois avec une dizaine de candidat(e)s par jours.
Votre mission est donc pré/pendant et post-session :

  • Gérer le planning des 2 salles de jury
  • Vérifier la propreté et la disposition des salles avant chaque session
  • Réceptionner et mettre à disposition les documents pour les membres des jurys
  • Répondre aux demandes des membres du jury
  • Accueillir les candidat(e)s

2. Missions d’intendance et coordination des services généraux

Vous assurez également toutes missions administratives et d’assistances liées à l’intendance du plateau parisien telles que :

  • La gestion du courrier, réception et envoi de tous types de colis/courriers
  • Le traitement des demandes de coursier
  • Le changement mensuel du code d’entrée des locaux
  • Le traitement et suivi des demandes internes (support aux collaborateurs)
  • La vérification et suivi de la prestation ménage de tous les espaces.

– Incluant la vérification quotidienne des espaces partagées (Approvisionnement de l’eau, de la machine à café et de tous besoins associés).

  • La coordination en direct de tous les prestataires de services généraux et techniques de la tour et du plateau : Assurer de la bonne tenue des contrats type Engie, société de ménage, chef de la sécurité…
  • Le suivi et l’administration de toutes demandes de services généraux réalisées par les collaborateurs.

– Incluant l’aide à l’utilisation du ticket en ligne.

  • La tenue et mise à jour des stocks : eau, café, alimentaire, fournitures
  • La collaboration avec le service environnement de travail situé au siège social.

– Assister ponctuellement le service en soutien à leur activité en cas de besoins (Livraisons de mobilier, accueil de nouveaux collaborateurs, aide à la disposition des bureaux en lien avec le prestataire ENGIE…).
– Vous travaillez sur ce sujet en lien direct avec la Secrétaire Générale

 

3. Missions de support en logistique événementielle

Dans le cadre de la location de salles de réunion, vous êtes en lien direct avec la chargée de clientèle pour lui apporter assistance et soutien sur ses missions. Vos principales missions :

  • Aider à la tenue des stocks et passer les commandes nécessaires
  • Devenir le binôme de la chargée de clientèle notamment sur les moments de suractivité, de pause et de congés :

– Aider à accueillir les clients et à les accompagner en salle avec le bon discours
– Relayer la chargée de clientèle lors des pauses déjeuner et congés

  • Régie des demandes de commandes et de disposition pour la salle VISIO (Salle de réunion interne / Hors location de salle)

– Commandes alimentaires / fournitures
– Intendance de la salle (Vérification Ménage, matériel informatique…)

  • Assurer le suivi comptable des factures générées dans le cadre de vos missions mais aussi de celles de la chargée de clientèle

– Classement et suivi du process comptable
– Envoi des factures / documents aux personnes concernées
– Suivi du paiement des factures
– Relance des factures impayées auprès des clients notamment pour les salles de réunion en lien direct avec le responsable du service comptabilité

Profil Recherché :

De formation en assistanat administratif (type BTS / BAC +2), vous avez une première expérience dans une fonction d’assistanat administratif, de direction et/ou de secrétariat dans laquelle vous avez dû faire preuve d’organisation et d’un fort relationnel avec un sens pointu du service client.

Vos atouts pour réussir dans ce poste :

  • Bonne communication orale et écrite
  • Sens poussé de l’accueil et du service client
  • Savoir gérer les priorités et être organisé(e), rigoureux(-euse)
  • Savoir de la régie d’une hotline
  • Excellente maitrise des outils bureautique (pack office)
  • Excellente présentation et ponctualité
  • Dynamique & souriant(-e)
  • Débrouillard(e), autonome et pro-actif(-ve)
  • Capacité de travailler en équipe & coordonner les différents acteurs

Information complémentaires :

  • Salaire : 25k€ sur 12,5 mois
  • Prise de poste : Dès que possible
  • Expérience dans le poste : Une expérience dans un poste similaire est un plus
  • Statut du poste : CDI – Statut employé(e)
  • Horaires : 38H / semaine – 08h30-17h30 dont 01h15 de pause déjeuner
  • Lieu : Paris 14 – Tour HERON
  • Déplacement : Pas de déplacement
  • Secteur d’activité du poste : Événementiel

 

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